通常員工人數少於5名的中小企都會選擇由老闆自己負責人手計算payroll，不但可以節省payroll system和payroll outsourcing的費用，而且老闆更可熟悉内部運作和資金去向，以作更好的業務發展和人手安排計劃。
人手計糧步驟 1：整理員工的薪酬資料
在開始計算payroll前，需要整理好員工的當月的薪酬資料，包括員工的賬戶資料工資表、出勤記錄 (timesheet) 、請假記錄等等。特別是計算時薪員工的薪酬，員工的出勤記錄，包括遲到、早退、進餐時間等等都會影響薪酬數目Microsoft Excel就有免費提供一些員工薪酬計算模板，方便僱主們在手動計算payroll前，核對和準備好員工的相關資料。（https://templates.office.com/en-us/employee-payroll-calculator-tm06101177）
人手計糧步驟 2：計算員工的總工資（Total Relevant Income）
Total Relevant Income 中文是有關入息或工資總額，即是員工在扣除強積 (簡稱MPF)前所得的薪金總額，工資總額應包括僱主以金錢形式已支付或須支付予員工的工資薪金、假期津貼、費用、佣金、花紅、獎金、合約酬金、賞錢、津貼等等。
人手計糧步驟 3：計算強積金供款扣除額
香港法例規定所有合資格僱員均須參加強積金計劃，所以需要從總工資額扣除強積金供款。供款額為僱員有關入息（總工資）的5%，上限為HK$1,500 , 詳細的MPF計算方法可瀏覽積金局網站：https://www.mpfa.org.hk/tch/main/employer/making_contributions.jsp
人手計糧步驟 4：計算員工的淨工資
總工資扣除強積金供款額後，就是僱主需要支付給僱員的淨工資，而僱主需於工資期7天內出糧。
人手計糧步驟 5：僱主的稅務責任
僱主的稅務責任包括保存僱員的薪酬記錄，及向每年向稅務局申報支付給僱員的薪酬，僱主需準備報稅的資料以填寫年度IR56B等稅務文件。
人手計糧步驟 6：薪酬記帳
僱主需要將薪金支出的款項記帳分錄，以方便日後公司業務的核數和報稅用途。另外除非員工數目或支薪模式有所更改，否則每個薪資期的款項都應該相約，如有特別大的差別，需考慮交由專業人士查核。
人手計糧步驟7：準備糧單payslip
如無意外已經完成數字上的計算，但因爲人手計算比使用payroll system，發生錯誤的機會更高，所以在正式發放payslip（俗稱糧單）前，要再加以覆核數字以確保計算正確而且輸入無誤。
人手計糧步驟8：執行銀行指示向員工支薪
僱主可以選擇以支票或自動轉賬到員工指定的賬戶，並附上payslip讓員工清楚知道薪酬的計算方式，MPF的供款細項及其他相關薪酬信息，Microsoft Excel也有不同的payslip模板供僱主參考使用。
人手計糧步驟9：匯款及核對銀行賬戶
僱主向僱員匯款後，可以核對薪酬記帳記錄及支薪銀行的賬戶記錄，確保薪金金額和收款人正確。有時侯因為帳戶名字或號碼與記錄有別而未能成功支帳，如有任何差異，應重新計算並立刻修正。
人手計糧步驟10: 每月10號前提交MPF供款
核對MPF供款資料，確保在每月10號之前提交僱主主和僱員的強積金供款。
以上10個人手計算payroll的步驟可供中小企僱主參考，另外因應運作情況，都會出現比較複雜的薪酬計算，例如平均日薪、病假薪酬等等，這些突發的薪酬項目都會花費不少的時間去計算和核對。如有進一步的疑問，我們亦有適合中小企使用的簡易軟件，減輕中小企老闆的繁重工作，詳情歡迎向我們免費查詢專業意見 https://bit.ly/3oXAueg。
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參考文章 10 Steps for Doing Payroll Manually
Reference from https://www.fool.com/the-blueprint/payroll/manual-payroll/